會議活動策劃是一個極其豐富的概念。任何小小的疏漏都會給事件的結果帶來不可預測的風險。那么如何為一個成功的會議做準備呢？會議規劃的三大要素是什么？事實上，會議活動的規劃遠沒有這么簡單。它是一個極其豐富的概念，是保證會議活動成功的前提。

會議的目的需要對傳播主體進行準確的分析。因此，在規劃會議活動之前，必須對企業形象的現狀進行診斷，為所選擇的活動目標和方法提供依據。一般來說，會議活動的目標應服從樹立企業形象的總體目標，會議活動的目標應明確、具體、可行、可操作。設定你的目標意味著知道如何選擇最近和最安全的道路。

會議活動的主題是對會議活動內容的高層次概括，在整個會議活動中起著指導作用。主題設計是否得當，對會議活動的成效有很大影響。這一精致的主題別具一格，關聯性強，易于傳播，很容易將活動推向高潮，而且隨著時間的推移，依然新鮮。表達主題的方式有很多。它可以是一個口號，一個聲明或一個表達。會議的主題設計似乎很簡單，但并不容易。一個好的主題設計需要考慮三個因素：

（1） 滿足活動目標，即活動主題必須與活動目標一致，并能充分表達活動目標；

（2） 會議信息特征，即活動主題信息應具有獨特性和新穎性，具有鮮明的個性，突出活動特點；

（3） 會議的公眾心理，即活動的主題要符合公眾心理的需要，主題要感人，具有強烈的感染力。

即分析定位目標受眾。會議活動是針對不同的目標客戶、不同的政策進行的，只有確定了目標客戶，才能制定有效的會議活動計劃。經濟條件、生活習慣、價值觀和利益要求的差異，會使目標客戶群呈現出不同的特點。總之，對目標客戶群的了解越透徹，公關目標就越有針對性，實施效果就越好。會議策劃不是一項單一的工作，而是一個有計劃、有創意地解決復雜而具體問題的過程。但所有這些過程都需要強有力的實施，否則之前的所有努力都是徒勞的。