打造一份成功的活動策劃只需八個步驟 - 活動策劃 - 紅星成都活動公司

時間：2020-05-18

我們在給客戶做活動策劃之前，一般會對客戶的企業形象，企業的現狀進行分析了解，并進行診斷，最終再給出項目整體方案，那我們在和客戶溝通公關活動時應該是什么樣的操作流程呢？
一、了解活動基本信息
二、場地推薦指數
三、確認活動主題
四、借助媒體傳播
五、活動創意點
六、活動流程策劃
七、活動預算統計
八、活動應急預案

經常會有很多客戶跑上來就問我要做一場公關活動，給我出一份活動方案。然并卵，很多活動信息并沒有給到我們，所以在辦活動前期請一定要清楚這幾個問題。
舉辦公關活動的目的是什么？推廣品牌知名度還是產品的推介會？
什么時候舉辦這場活動？
要在一天中的那個時間段舉辦活動？上午的10點以后還是下午的2點以后？
參與的對象是誰？客戶還是媒體記者？
想在什么類型的場地舉辦？高端大氣上檔次還是低調奢侈有內涵？
活動的預算大概是多少？

了解活動基本信息
當以上信息全部落實清楚之后，然后需要客戶把這些信息給到我們，然后我們根據這些信息去做相對應的策劃方案，拿到手的活動基本信息越充足，那么制作出來的方案就會越貼近客戶的需求。
場地推薦指數

根據客戶的活動基本信息再去尋找場地，例如一般發布會都會選擇在五星級酒店舉辦，那我們就推薦五星級酒店，會議廳的面積、會議廳的居高、會議室的容納人數、燈下高度都需要我們知道的一清二楚，在找場地的同時一定要多準備幾家，甚至用推薦指數來標明哪家五星級酒店的服務最高，曾經舉辦過什么類型的活動，最后找到最匹配此次活動的場地方。
確認活動主題

活動主題是針對活動內容本身的高度概括，它對整體活動的本身起到一個很重要的引導作用，能讓參與的嘉賓，也就是參會對象對這次活動理解的程度，如果連參會對象都不知道你的活動主題想表達什么？那說明這次活動肯定是失敗的，所以一個好的活動主題對公關活動的成敗至關重要，好的活動主題能易于傳播，讓活動效果最大化。
要確認活動的主題首先得提煉活動的賣點是什么？然后根據活動的目標和參會對象進行優化，總之活動主題一定要突出本次活動的特色（亮點）所在。
借助媒體傳播

隨著互聯網的快速發展，各種類型的活動都希望借助傳媒、新媒以及網紅、KOL等名人資源來宣傳公關活動，有時候從舉辦活動本身來說線上帶來的效果往往比線下還要好，因為現在智能手機在國內已經很普及，很多用戶都是從網上獲取信息和查閱自己喜歡看的內容。
所以就有了現在的數字化活動，一場公關活動肯定是需要借助媒體來傳播的，首先得確認邀請哪些媒體、名人到現場參加，哪些媒體只需要線上發通稿即可。然后是否需要現場直播互動以及網紅直播。目前這些玩法在很多活動中都能看到。甚至活動預算充足的話可以投放一些微信大號。
活動創意點

創意是公關活動整體的紐帶，是讓品牌和消費者能形成相互了解的一個橋梁，對于一個品牌來說，一場公關活動如果沒有好的創意點，那么也就沒有新聞話題和亮點；小策把公關活動的創意點大致可以分為3種；
1）策略創意：一般大型公司都會有自己的全年公關策略計劃，公關活動只是其中的一小塊，在想公關活動Idea的時候必須要圍繞著品牌全年的的公關策略來進行，然后再進行整體性的創意思路。
2）形式創意：形式創意包括“發布會、項目路演、會議論壇、活動贊助、事件營銷等”等等。
3）執行創意：執行創意是比較關鍵的一步，包括針對活動現場的空間展示、舞美設計以及平面設計、活動環節亮點、互動視頻的制作、高科技的呈現，例如最近比較流行的AR、VR技術就可以融入到活動現場中去。
讓參會對象參加完活動知道這是怎么樣的一個品牌，對活動現場的亮點有深刻的影響，并形成口碑上的傳播。

活動創意其實最后拼的是活動執行力和細節。很多活動公司做創意提案是想象很完美，現場執行卻大相徑庭。“創意很豐滿、執行很骨干”。效果圖，創意提案，都很漂亮，能不能兌現再說。
行業所需，任何一個道具，展示細節都要很有質感和精美，在現場客戶往往在很細的地方，挑剔你，你就很被動?；顒觿撘猸h節如果執行不當，那么后果就可想而知了。
活動流程策劃
當公關活動需要的物料全部設計并制作完畢，接下來在活動舉辦前期就要完成現場的搭建工作以及其他區域的布置，包括活動開始前的彩排和現場檢查工作，當一切工作就緒之后，活動將正式開始，那么一般公關活動現場流程分為以下幾點：
1）嘉賓簽到入場
2）主持人開場白
3）領導發言致辭
4）產品的發布及演講
5）啟動儀式
6）嘉賓合影
7）晚宴以及表演節目
活動預算統計

舉辦一場公關活動，首先要知道活動的預算以及總體的預算費用，一般來說，活動預算要么由主辦方提前告訴活動公司，活動公司根據主辦方的預算來進行活動的策劃和預估可執行性和可操作性，還有一種情況就是主辦方給不出活動預算，需要活動公司自行報價。

不管主辦方是否有給出實際的預算，我們都需要給出一份詳細的活動報價清單；里面包括嘉賓邀請函、住宿、交通費、場地租金、現場布置費用、食品、飲料、裝飾、舞臺布置、舞美燈光、特殊效果、物料制作、攝影攝像、宣傳材料、公關費用、媒體、演藝人員費用各種雜費等。而且預算清單一定要一目了解，客戶能看懂。
活動應急預案

應急預案一般只會在大型的公關活動當中出現，參會人數達到1000人以上，百人規模的活動基本沒出現事故，反之千人以上的活動經常會出現，例如上海外灘跨年夜踩踏事件、某活動現場打架事件等等，從活動公司專業角度來說，無論活動規模的大小都需要出一份應急預算并且要完整的執行下去。
1）活動預警：在活動舉辦的前三天查看當天的天氣預報情況，根據實際的情況，對室外的活動進行適當的調整或延期，如果是內場活動，可以在活動前一天給到會的嘉賓發天氣情況的訊息。
2）場地消防：與場地方一起檢查場地周邊消防措施是否齊全到位，是否有緊急疏導人群出入口。
3）醫療預案：在活動現場準備醫療箱，準備一些常規的藥品和創可貼以及紗布等等。
做活動就是要做到防患于未然，作為活動的負責人一定要想到一切可能發生的點，不能等到發生才會后悔莫及，因為做活動不是拍電影，沒有補救的余地，所以多看多做多想就對了。
再說一句抱歉，本文布局太大，必須多篇圖文完成這個話題。