要想使活動策劃設計得既符合客戶的目標又能精彩紛呈，就必須立足于客戶的初始活動愿景。只有這樣才能夠抓住關鍵、找到問題的本質。確立了活動目標之后，就要對活動進行設想規劃——這是你進行一切活動設計的起點。雖然最后的設計方案可能和你最初的設想大不相同，但是把活動愿景都羅列出來有助于對所需活動成本進行計劃安排。做計劃時可以從規定的預算開始倒推，看是否有合適的方案，或者預算與活動要求間是否存在一定的彈性。
例如某公司有4500美元的預算為250名客人舉辦一次戶外午餐。已知預算中的費用需要用來支付露營、桌椅、桌布、餐具、食品、酒水（如葡萄酒、啤酒等）、娛樂消遣以及每人一件小禮物。客戶希望舉辦一次新奧爾良式野餐。也就是說，每個人只有18美元的預算來為上面所列項目的支出買單。而單是250名客人露營的費用——其中包括帳篷的拆裝、申報批準手續、保險——就遠遠超出了整個預算。如果認定新奧爾良主題是幫助公司實現其活動目標的核心元素（例如，他們正推出游覽新奧爾良的獎勵計劃），那么還有一種比較新穎的做法，即包下當地一家爵士樂俱樂部（因為爵士樂之冠首推新奧爾良），那么僅需利用該俱樂部自身的設備就可以獲得布景、娛樂（用錄音帶或現場演奏）、佳肴、開放式吧臺等一條龍服務，這些費用再加上全部稅費和服務費也不會超出預算，并且還能保留其活動的核心元素。一些價格不貴的小物品，例如新奧爾良特產果仁糖，花費不高，還可以作為送給客人的小禮物。
對活動進行設想規劃時，需要考慮五條活動設計原則，即：
1.活動元素——組成活動的方方面面，
2.活動要素——活動不可或缺的組成部分；
3.環境——活動場地與活動風格；
4.活躍的氣氛一—活動營造的某種氛圍；
5.情感——對活動的感受。