在進行一場會議時就需要提前準備好會議策劃方案，在制定方案是首先就是要制定好主題，根據主題進而對接下的各項事務進行安排，一切的內容都要圍繞制定好的主題來展開。 

1、在會議策劃方案中明確對于會議接待事項的安排，根據會議時間、地點、人數、財務預算及更方面的要求進行制定完整的會議策劃方案。還需要對于舉辦地點的詳情進行了解，以免出現突發狀況時無法應對。

2、根據人數進行場地的規劃及合適的場地布置方式。例如選擇室內、室外、課桌式還是宴會式等都要有明確的方案。若是想要更具有特色的還可以按照想要的會議效果來進行布置，可以更顯會議質量。比如在會場上添置橫幅、鮮花、天鵝絨的桌布等從一些小細節上布置來提升整個會議的精致度。還可以放置寫潤喉糖及礦泉水等讓會場更顯得尊貴。 

3、一般的會議具備主席臺、演講臺、白板、屏幕、紙筆、幻燈片、多媒體投影儀等基礎的設備，要想會議顯得高端可以根據要求來裝備更加專業的舞臺、音響及舞臺燈光的設備，以此來提升會議的檔次。

4、提前印發邀請函，對于產品的介紹書等一些設計與制作都要凸顯出企業的文化知識，能夠展現企業優勢。能夠給客戶帶來深刻印象而不是索然無味的。所以對于需要設計的產品一定要慎重的選擇，因為這關系到一個企業的門面。

5、會議結束后要對這次的會議進行總結。對于客戶所反饋的意見進行整合，總結會議意見，安排客戶返回等。這些事項的需要要在會議前將客戶名單、地址等進行整理記錄清楚，以免出現錯誤。