活動不可或缺的組成部分是指在進行前期策劃時，不容置疑必須具備的部分。要想確定這些活動要素，必須考慮以下幾個方面：
·硬成本，諸如機票、酒店、場地要求（工作人員進場、安裝、拆卸、撤離以及供應商儲貨、排練場、與會議或活動主會場分隔開的現場辦公區等各方而的要求）、會議或活動主會場的要求、用餐要求、具體活動要求等，以及所有應繳的稅費、服務費、許可證、保險費、通訊費、員工薪酬以及管理費（盡管這些成本有可能通過協商得到價格方面的優惠，但是不管最終的活動設計與活動內容是什么，所有各項成本都應該進行考慮）；
·是什么吸引了出席活動的客人；·活動的哪些方面會讓客人難忘；
·哪些方面能讓參與活動的客人感觸良多。
活動的某些必要成分并不取決于經費的多少，而是取決于情感指數以及令人心動的程度。有些東西花費不高就能輕易獲取，而還有些東西則需要花費更多的心思、更周詳的策劃以及更多的費用。在開始構思活動之時，必須將本次活動的必要“成分”明確下來。在滿足活動的根本需求的過程中，要根據經濟與情感雙方面的價值取向，來全面思考每一項決定。活動要素是活動設計的核心，其他活動元素都要圍繞它們來展開。在列出各項活動要素時，再制作一份提高方案，如果預算允許，提高方案可以令你的活動提高一個檔次。